Bagian produksi adalah suatu bagian yang ada pada perusahaan yang bertugas untuk mengatur kegiatan-kegiatan yang diperlukan bagi terselenggaranya proses produksi. Dengan mengatur kegiatan itu maka diharapkan proses produksi akan berjalan lancar dan hasil produksi pun akan bermutu tinggi sehingga dapat diterima oleh masyarakat pemakainya. Bagian produksi dalam menjalankan tugasnya tidaklah sendirian akan tetapi bersama-sama dengan bagian-bagian lain seperti bagian pemasaran, bagian keuangan serta bagian akuntansi. Oleh karena itu haruslah diadakan koordinasi kerja agar semua bagian dapat berjalan seiring dan seirama dan dapat dihindarkan benturan – benturan kepentingan antar bagian dalam perusahaan.
Tanpa adanya perencanaan yang matang, pengaturan yang bagus serta pengawasan akan mengakibatkan jeleknya hasil produksi. Di samping hasil produksi yang harus bagus kwalitasnya juga harus di pikirkan pula agar jangan sampai terjadi hasil produksi bagus tapi ongkos yang diperlukan untuk keperluan itu terlalu besar. Biaya produksi yang terlalu tinggi akan berakibat harga pokok produksinya menjadi besar dan hal ini akan mengakibatkan tingginya harga jual produk, sehingga akan tidak terjangkau oleh konsumen. Inilah yang merupakan tugas dari bagian produksi. Tugas-tugas tersebut akan dapat terlaksana dengan baik dengan mengacu pada pedoman kerja tertentu. Pedoman kerja yang harus menjadi arah kerja bagi bagian produksi dapat dirumuskan dalam empat hal yaitu :
1. Tepat Jumlah
2. Tepat Mutu
3. Tepat Waktu
4. Tepat Ongkos/Harga
Jumlah produk yang dihasilkan haruslah direncanakan dengan baik agar tidak terlalu banyak maupun terlalu sedikit. Bila produksi terlalu banyak tentu saja akan mengakibatkan bertumpuknya hasil produksi di gudang. Hal ini akanmengakibatkan disamping barang tersebut akan mengalami kerusakan dalam penyimpanannya, maka penumpukan tersebut berarti banyak modal yang tertanam dalam barang jadi itu berhenti dan menjadi kurang efektif.
Dengan pedoman pada empat hal tersebut maka bagian produksi akan dapat mencapai sasarannya dengan baik. Keempat hal tersebut dapat dikenal dengan mudah sebagai “empat tepat”.
Adapun tugas tersebut secara garis besarnya dapat kita bagi menjadi beberapa macam yaitu :
1. Perenganaan Produk
2. Perencanaan Luas Produksi
3. Perencanaan Lokasi Pabrik
4. Perencanaan Layout Mesin-mesin Pabrik
5. Perencanaan Bahan Baku
6. Pengaturan Tenaga Kerja
7. Pengawasan Kwalitas
8.1. PERENCANAAN PRODUK
Proses produksi akan menghasilkan produk. Produk yang dihasilkan dapat berupa barang yaitu benda yang berwujud akan tetapi dapat pula berupa benda yang tak berujud yang sering disebut jasa. Barang atau benda yang berujud misalnya meja kursi, alat tulis, sepeda, sepeda motor, mobil dan sebagainya. Sedangkan produk yang berupa jasa misalnya jasa kecantikan, jasa kesehatan, jasa keuangan, jasa penanggungan risiko, jasa pendidikan dan sebagainya. Baik barang maupun jasa yang dihasilkan oleh suatu perusahaan harus direncanakan dengan baik agar produk yang diciptakan itu nanti dapat bermutu tinggi., ongkos produksi murah, dan cocok dengan selera konsumen pemakainya. Produk yang dapat memenuhi syarat tersebut di atas akan menjadi andalan pengusaha agar mampu untuk meningkatkan perkembangan usahanya. Produk yang tidak memenuhi syarat itu justru akan menjadi beban perusahaan menjadi semakin tinggi sehingga akan menggangu pertumbuhan usahanya. Oleh karena itu maka pengusaha haruslah memikirkan mengenai MUTU PRODUK yang akan diproduksinya. Mutu suatu produk akan tergantu dari berbagai aspek terutama desainya. Dengan perencanaan terhadap desain produk yang baik maka dapat kita harapkan bahwa produk kita akan dapat diterima oleh konsumen dan dengan demikian akan dapat menopang perkembangannya. Untuk merencanakan disain atau mutu produk kita perlu mengetahui bahwa produk itu terdiri dari berbagai atribut. Misalnya produk yang berupa “KARPET” misalnya. Produk karpet terdiri dari tiga atribut utama yaitu :
- Kehalusan setuhannya
- Ketebalan bulunya
- Keserasian warnanya
Dalam merencanakan produk yang akan kita hasilkan itu maka perlu diperhatikan beberapa hal yaitu :
1. Atribut Produk
2. Posisi Produk
3. Siklus Kehidupan Produk
4. Partofolio Produk
Setiap produk akan selalu memiliki atribut-atribut tertentu yang terkandung di dalam produk tersebut. Sepeda motor memiliki atribut keawetan pemakainnya, penampilannya, harga jual kembalinya dan mungkin kepopulerannya. Produsen haruslah memperhatikan atribut-atribut tersebut dan dengan menyesuaikannya dengan atribut itu akan menjamin bahwa produk tersebut akan disenagi konsumen. Oleh karena itu maka perlu diteliti lebih cermat atribut-atribut tersebut. Dalam hal ini pengusaha haruslah memperhatikan bahwa atribut-atribut tersebut selalu terdiri atas dua aspek yaitu :
a. Aspek Teknis
b. Aspek Nonteknis
1. Atribut Produk
Atribut yang beraspek teknis adalah yang berkaitan dengan kemampuan teknis dari produk tersebut misalnya keawetannya sepeda motor, tidak blobornya suatu bolpoint, halusnya karpet, enak didengarnya musik tertentu, nikmatnya rasa masakan, indahnya taman rekreasi dan sebagainnya. Aspek ini yang merupakan aspek kasat mata atau dapat dilihat dengan mata, baik mata kepala, mata telinga, mata lidah maupun mata kulit kita. Aspek ini sering juga disebut sebagai tangible aspect atau aspek yang kasat mata.
Aspek yang nonteknis merupakan aspek yang tidak kasat mata atau intangible aspect. Aspek ini hanya dapat ditemukan dengan mata hati atau rasa atau feeling. Aspek ini merupakan aspek perasaan atau persepsi konsumen apabila dia menggunakan produk tersebut.
2. Posisi Produk
Posisi produk merupakan pandangan konsumen terhadap posisi dari berbagai produk yang ditawarkan oleh para bisnisman kepadanya. Ada suatu produk tertentu yang berkenan di hati para konsumen dan ada pula produk lain yang tidak atau kurang berkenan dihatinya. Ada Bank yang menyenangkannya dan adapula Bank yang menjengkelkannya karena pelayanan yang sangat lamban dan sangat tidak praktis sehingga menyulitkan nasabahnya padahal dia justru akan menyetorkan uangnya ke Bank tersebut.
Keadaan ini dapat kita analisis dengan menggunakan suatu alat analisi yang disebut “Analisa Posisi Produk” atau “Product Positionning”. Analisis ini menggambarkan atribut utama penentu pemilihan suatu produk dari para konsumen.
3. Siklus Kehidupan Produk
Setiap produk akan selalu memiliki jangkauan masa hidup yang berbeda-beda. Ada produk yang memiliki masa hidup yang panjang dan ada pula yang memiliki masa hidup yang sangat pendek. Pada umumnya produk-produk yang bersifat mode akan memiliki masa hidup yang pendek. Produk semacam ini akan sangat cepat menjadi tidak disenagi konsumen karena sudak akan digeser oleh mode yang baru.
Siklus kehidupan suatu produk itu dibagi menjadi 4 tahap atau fase. Tahap yang paling awal dimulai dari diperkenalkanya produk tersebut kepada masyarakat luas di pasar. Tahap tersebut lalu disebut sebagai Tahap Perkenalan atau Introduction Phase. Dalam tahap ini karena masih tahap perkenalan maka pertumbuhan hasil penjualan akan sangat lamban. Hal ini terlihat dari garis pertumbuhan penjualannya dalam grafik tersebut yang landai.
Tahap yang berikutnya adalah suatu tahap yang merupakan perkembangan berikutnya setelah tahap perkenalan itu berhasil maka produk itu akan mejadi sangat terkenal oleh masyarakat luas dan mereka mulai menyenangi produk tersebut. Karena produk tersebut mulai digemari oleh konsumen maka tentu saja penjualannya akan menjadi berkembang pesat. Hal ini terlihat dari gambr garis siklus menjadi menanjak dengan tajam. Tahap ini merupakan tahap atau Fase Pertumbuhan/Perkembangan atau Growth Phase.
Tahap terakhir adalah tahap dimana produk tersebut setelah mengalami kondisi jenuh itu ternyata semakin lama semakin banyak masyarakat yang justru tidak lagi menyenaginya dan kemudian lalu meninggalkannya serta tidak lagi mau menggunakan produk tersebut. Kondisi ini akan mengakibatkan turunnya volume penjualan dari produk itu. Dengan demikian maka terjadilah Tahap Penurunan atau Decline Phase.
Tahap persiapan penggantian produk baru yang akan menggantikan produk yang sudah mengalami penurunan ini sering disebut Tahap Penciptaan Produk Baru atau New Product Development (NDP).
4. Portofolio Produk
Portofolio produk merupakan keadaan dimana suatu perusahaan memiliki beberapa macam produk yang dihasilkannya dan dipasarkannya kepada masyarakat luas. Dengan demikian maka perusahaan itu memiliki sekumpulan produk yang harus bersama-sama sekaligus untuk dipikirkannya. Oleh karena itulah maka lalu dikenal sebagai pemikiran tentang sekumpulan produk atau Product Portofolio.
Perusahaan yng memiliki sekumpulan produk tersebut pada umumnya akan berada pada posisi yang berbeda pada masing-m,asing produk yang dimiliki. Salah satu produknya mungkin ada yang berada pada posisi Anak Bawang. Posisi ini merupakan produk yang mana perusahaan belum memiliki kemampuan untuk mengekploitasi secara baik serta kesempatan pasar atau opportunitynya masih rendah. Dalam kondisi ini pada umumnya merupakan produk yang belum memperoleh nama dan merupakan pendatang baru. Karena pendatang baru maka lalu dia disebut sebagai Anak Bawang atau dalam bahasa jawa “Pupuk Bawang” dan dalam bahasa asing disebut sebagai Under Dog bahkan sering disingkat Dog.
Posisi lain lagi adalah tanda Tanya. Dalam posisi ini terjadi apabila potensi pasar telah menunjukkan adanya kenaikan yang cukup tinggi, sedangkan perusahaan masih belum meningkatkan kemampuannya. Dalam kondisi macam ini maka akan menimbulkan kegelisahan atau pemikiran bagi pengusaha apakah dia akan berani menambah kemampuannya untuk mengeksploitasi kesempatan pasar yang sudah terlihat meningkat itu apa tidak. Persoalan yang timbul dalam hal ini adalah masalah investasi untuk meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mengeksploitasi potensi pasar yang sudah terlihat membaik itu. Karena masalah itu maka kondisi ini lalu dikenal sebagai posisi Tanda Tanya atau dalam bahasa asing disebut Question Mark.
Posisi berikutnya adalah posisi bintang atau star. Posisi ini merupakan posisi dimana pengusaha tersebut telah berhasil untuk mengembangkan kemampuan sehingga dapat memiliki kemampuan yang tinggi terhadap potensi pasar yang memang sudah tinggi itu.
Posisi yang terakhir yaitu “Sapi Perah” ini sering disebut juga “Cash Cow”. Pada posisi ini karena potensi pasar sudah mengalami kejenuhan dimana pertumbuhan pasarnya sudah tidak sepesat pada posisi bintang, maka para pesaing sudah tidak begitu tertarik lagi menyerangnya. Oleh karena tidak banyak lagi yang menggangunya di pasar maka dalam posisi inilah pengusaha akan menikmati keuntungan yang maksimal.
8.2. PERENCANAAN LUAS PRODUKSI
Perencanaan luas produksi merupakan masalah penentuan terhadap berapa banyak jumlah volume produksi yang harus dihasilkannya dalam periode atau tahun tertentu. Masalah ini sering disebut sebagai penentuan target produksi. Berapa target produksi untuk tahun yang akan dating merupakan persoalan yang harus di terapkan oleh manajer produksi. Dengan target itulah maka rencana ataupun program-program produksi seperti pengadaan bahan, tenaga kerja, bahan pembantu, peralatan-peralatan yang diperlukan beserta prosesnya pun akan dapat direncanakan dengan lebih cermat. Untuk keperluan itulah maka luas produksi perlu ditentukan terlebih dahulu. Untuk menentukan luas atau target produksi itu maka tentu saja akan banyak factor yang perlu diperhatikan. Factor-faktor tersebut akan mempengaruhi dan menentukan besar kecilnya target produksi kita. Adapun factor – factor penentu produksi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bahan baku yang tersedia
2. Tersedianya tenaga kerja (ahli) yang diperlukan
3. Dana yang diperlukan untuk pembiayaan
4. Besarnya potensi pasar yang terbuka
Suatu model yang dapat kita pergunakan untuk menganalisa ini adalah apa yang sering disebut sebagai analisa “Titik Pulang Pokok” atau “Titik Impas” atau “Break Even Point” yang sering disebut “BEP”. Analisa BEP ini akan menggambarkan kondisi perongkosan produksi serta hasil yang diperoleh dari produksi itu. Dalam hal ini kita harus membedakan perongkosan produksi itu menjadi ongkos tetap dan ongkos variable.
Ongkos tetap adalah ongkos yang tidak berubah besarnya meskipun volume produksi bertambah. Ongkos ini akan tetap saja besarnya meskipun volume produksi diturunkan maupun dinaikkan. Biaya jenis ini adalah biaya yang pada umumnya ditentukan atas dasar waktu atau periode.
Biaya variable adalah biaya yang besarnya selalu mengikuti dan tergantung dari besar kecilnya volume produksi. Setiap volume produksi bertambah maka biaya itu pun akan ikut bertambah pula besarnya. Sebaliknya bila kita mengurangi biaya itupun akan berkurang pula. Yang akan selalu merupakan biaya variable ini adalah biaya bahan baku. Biaya bahan baku tentu saja akan selalu mengikuti jumlah yang diproduksi. Hanya saja dalam hal ini variabilitasnya bisa berbda-beda. Ada biaya variable yang progresif, degresif serta proposional. Progresif berarti kenaikannya cepat, degresif berarti kenaikannya semakin menurun sedangkan proposional berart kenaikannya selalu sama. Biaya variable progresif akan menunjukkan garis melengkung ke atas, degresif akan lengkung ke bawah sedangkan proposional akanmerupakan garis lurus. Dalam hal ini biaya variable kita naggap proposional.
Keterangan :
V = Total Biaya Variabel
v = Biaya Variabel per unit
q = Jumlah produksi
keua biaya variable diatas akan membentuk menjadi biaya total yang harus ditanggung oleh pengusaha. Penjumlahan dari kedua ongkos itu akan menghasilkan biaya total atau “Total Cost”.
Apabila grafik Total Biaya kita gabungkan secara bersama-sama dengan grafik total hasil maka akan terlihat keadaan perongkosan serta hasil segara bersama-sama sekaligus. Dari penggabungan tersebut maka akan dapat diketahui perpotongan antar garis total ongkos dengan total hasil. Dalam titik itu karena hasil yang diperoleh hanya dapat menutup biaya-biayanya maka titik itulah yang disebut sebagai titik impas atau titik pulang pokok atau BEP.
Proses berikutnya dalam penentuan luas produksi adalah kita hubungkan dengan besarnya kapasitas mesin yang tersedia, bahan baku yang tersedia, serta permintaan yang diproyeksi untuk tahun yang diproduksi kita.
Karena BEP adalah titik potong antara Total Hasil dengan Total Biaya maka kita akan dapat mencari titik BEP tersebut dengan membuat persamaan garis dari keduanya yaitu dengan cara :
Dari perhitungan itu maka dapat kita lihat BEP dalam unit atau volume produksi pada BEP adalah sebesar Biaya Tetap dibagi dengan selisih antara harga jual per unitnya dikurangi dengan Biaya Variabel per unitnya. Jadi apabila kita megetahui besarnya biaya tetap, biaya variable per unitnya serta harga jual per unit produknya maka kita akan dapat memperhitungkan besarnya titik impas kita.
8.3. PERENCANAAN LOKASI PABRIK
Persoalan berikutnya yang harus dipikirkan oleh manajer produksi adalah tentang dimana pabrik yang akan memproduksikan barang-barang itu harus didirikan. Persoalan ini merupakan persoalan posisi pabrik. Dalam praktek kita sering menjumpai bahwa pabrik=pabrik banyak didirikan orang diluar perkotaan seperti di daerah pinggiran kota Jakarta, Surabaya atau kota-kota lainnya. Bahkan ada pula yang didirikan jauh dari kota dan bahkan di puncak gunung atau di tengah hutan, seperti halnya perusahaan pertambangan misalnya. Persoalan lokasi pabrik ini memang sangat ditentukan oleh beberapa factor penentu utama yaitu :
1. Bahan Baku
2. Pasar
3. Lahan untuk Ekspansi
4. Pembangkit Tenaga (Power)
5. Tenaga Kerja
6. Fasilitas Transportasi
7. Dampak Lingkungan
Pada umumnya kondisi lahan di daerah pinggiran kota merupakan daerah yang paling banyak memenuhi syarat dari beberapa factor tersebut di atas. Apabila didirikan di tengah kota maka akan banyak mencemarkan lingkungan pemukiman yang berada di tengah kota tersebut. Sebaliknya apabila terlalu jauh dari kota akan mengakibatkan biaya angkutan barang jadi untuk di bawa ke pasar yaitu di kota menjadi sangat mahal, selain pembangkit tenaga ataupun permodalannya menjadi kesulitan.
8.4. PERENCANAAN LAYOUT PABRIK
Mesin-mesin dan fasilitas pabrik haruslah disusun serta diatur sedemikian rupa sehingga dapat menjamin kelancaran proses produksi. Pemikiran tentang penyusunan fasilitas-fasilitas pabrik seperti mesin-mesin, alat-alat kantor, alat-alat pengangkutan tempat penyimpanan barang jadi maupun bahan baku, tempat makan beserta dapurnya, rest-room bagi tenaga kerja, termasuk juga show-room merupakan persoalan tetang Layout Pabrik. Dalam hal ini tentu saja kita harus melaksanakan pembagian tempat atau “Zonning” bagi tanah atau lyang tersedia. Dengan melakukan Zonning itu dimaksudkan untuk membagi-bagi lahan yang ada ke dalam zone-zone yang akan diperuntukkan bagi masing-masing keperluan di atas.
Beberapa pertimbangan penting yang ada dalam mengatur susunan atau layout pabrik ada beberapa macam yaitu :
1. Kelancaran aliran proses produksi
2. Kebutuhan Administrasi/perkantoran
3. Kebutuhan Penjualan
4. Lalulintas pengangkutan barang serta bahan
5. Penerangan dan ventilasi
6. Bentuk pabrik dan biaya pembangunanya
7. Biaya produksi
8.5. PERENCANAAN BAHAN BAKU
Bahan baku harus direncanakan sedemikian rupa sehingga menopang tercapainya tujuan bagian produksi yaitu tepat jumlah., tepat mutu, tepat waktu dan tepat ongkos atau harganya. Pengaturan bahan baku memiliki 2 aspek utama yaitu :
1. Penyediaan
2. Penggunaan
PENYEDIAAN BAHAN
Konsekuensi biaya yang terjadi dalam pengadaan bahan itu ada dua macam yaitu :
a. Biaya Pembelian atau Pemesanan (Ordering Cost)
Biaya pembelian adalah biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan pembeliannya atau pemesanan bahan bakunya. Jadi biaya pembelian adalah biaya untuk melakukan kegiatan pembelian. Hal ini perlu diingatkan bahwa sering kali terjadi kekeliruan pengertian bahwa biaya pembelian itu diperhitungkan sebagai biaya atau harga bahan yang kita beli pada saat kita membeli bahan itu. Hal ini tidak benar. Harga bahan yang kita beli bukan merupakan biaya pembelian akan tetapi masuk sebagai biaya bahan, sedangkan biaya pembelian adalah biaya yang harus ditanggung dari kegitan pembeliannya seperti transportasi, komunikasi, penginapan, dan pelaksanaan pembelian tersebut.
b. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang harus ditanggung karena kita harus menyimpan bahan yang sudah dibeli dan belum dipergunakan dalam proses produksi.
Kedua biaya tersebut akan ditanggung bersama-sama oleh pengusaha. Oleh karena itu maka secara bersama akan membentuk total biaya persediaan yang merupakan jumlah dari kedua biaya tersebut.
Titik atau jumlah pembelian yang paling ekonomis yang dalam bahasa asing adalah “Economical Order Quantity” dan disingkat EOQ. Jumlah tersebut di pandang paling ekonomis karena total biaya yang ditanggungnya adalah yang tersendah.
Titik terendah dari total biaya persediaan yang menimbulkan titik EOQ tersebut akan tercapai bila biaya penyimpanan sama besarnya atau berpotongan dengan biaya pemasaran.
